7 dicas para evitar filas em eventos e acelerar o check-in

Para quem organiza eventos, a etapa de credenciamento deve ser bem planejada para que tudo saia conforme o esperado. Evitar filas em eventos, independente do porte, pode ser um dos diferenciais para o sucesso das atividades.

Para saber como garantir isso, a seguir apresentamos sete dicas importantes que podem ser incorporadas à rotina dos organizadores e promotores de eventos.

Como evitar filas em eventos

1 – Faça uma estimativa de público

Uma das primeiras decisões a serem tomadas durante a organização de eventos é sobre a estimativa de público. Na hora de organizar um evento, é preciso ter ideia quanto ao número de pessoas que provavelmente comparecerão.

Além de tornar mais fácil o planejamento, esse detalhe influencia em outras questões como o local, valor da inscrição e estrutura necessária.

2 – Venda inscrições online

Vender inscrições online não é mais novidade. Esse sistema já virou um requisito básico para eventos que querem atrair mais participantes.

Além disso, a venda antecipada facilita o cálculo de quantas pessoas irão comparecer ao evento e ajuda a organizar outros detalhes que dependem do número de participantes, como brindes e coffee break. Mesmo assim, é importante que o público tenha a opção de compra no local, caso as inscrições não tenham se esgotado.

3 – Ofereça agilidade na portaria

Um evento quase sempre gera grandes expectativas para o público. Por isso, é muito importante que a equipe da portaria seja composta por profissionais capacitados e esteja preparada para lidar tanto com pequenos quanto com grandes públicos.

Em cada setor, como na venda, verificação de inscrição, check-in, entrega do material e informações, os colaboradores devem ter funções específicas, estar informados sobre seu papel, ter noções gerais de tudo que envolve o evento e saber exatamente o que fazer.

4 – Esteja preparado para atendimento de grandes demandas

Independente do porte do seu evento, é preciso garantir um fluxo satisfatório das pessoas que chegam. Por isso, assegure-se de oferecer número suficiente de caixas, catracas, guichês e até profissionais para atender grandes demandas.

Isso não depende apenas de quantos profissionais ficam na recepção, é importante avaliar se a quantidade de acessos é satisfatória

5 – Antecipe o credenciamento

Liberar a entrada com antecedência é uma das melhores alternativas para que o credenciamento seja feito sem transtornos. Assim os participantes podem se organizar para chegar mais cedo e o início das atividades não fica prejudicado.

Uma forma de garantir essa agilidade é enviar emails lembrando do cronograma, horário de início do credenciamento e incentivando-os a chegar antes.

6 – Mantenha as filas organizadas

Na recepção do evento é importante que tenha um ou mais profissionais escalados para organizar a fila ou passar informações sobre como proceder o credenciamento. Pedestais, cordas e cartazes também podem ser utilizados para manter o controle e identificar a ordem das filas.

7 – Organize um check-in eficiente

Como já falamos, na hora do credenciamento do participante é importante contar com pessoas e equipamentos suficientes para atender ao público que é esperado. Além disso, opte pelo uso de softwares que auxiliem na gestão e organização do evento.

Escolha um sistema que ofereça planilhas atualizadas com listas de participantes geradas automaticamente, conforme as inscrições acontecem, e que o check-in possa ser feito com leitor de códigos de barra ou QR Code. Tudo para garantir eficiência e agilidade aos participantes e aos organizadores.

Também é bom lembrar que imprevistos podem acontecer, por isso esteja preparado para lidar com situações como sinal de internet ruim, falta de energia ou equipamentos danificados.

Listas impressas com todos os inscritos, um aplicativo que permita fazer check-in offline e pessoal suficiente para fazer atendimento de forma manual ajudam a contornar estas situações e garantir mais sucesso ao evento.