Plataforma para gestão de eventos: 6 motivos para você usar

Utilizar uma plataforma para gestão de eventos é essencial para quem se dedica à organização e gerenciamento destas atividades.

Além de oferecer mais agilidade e praticidade à rotina destes profissionais, contar uma ferramenta específica e completa para a área permite mensurar resultados com mais facilidade e otimizar cada vez mais o trabalho.

A seguir apresentamos seis motivos para mostrar como as ferramentas digitais podem ser um diferencial na organização de eventos.

6 motivos para usar uma plataforma para gestão de eventos

1 – Diga adeus aos processos manuais

Com uma ferramenta específica para a organização de eventos é possível deixar de lado todas as ações que antes eram realizadas manualmente e otimizar funções como inscrição online de participantes, recebimento e conferência dos pagamentos, emissão de certificados e avaliação do evento.

Tudo isso permite redirecionar o tempo de trabalho do organizador para ações que exigem mais atenção antes, durante e após as atividades.

2 – Tenha mais garantia na conferência dos pagamentos

Plataformas que oferecem a possibilidade de acompanhar em tempo real o pagamento das inscrições são essenciais para garantir a confiabilidade do processo.

Além de visualizar de forma mais organizada os recebimentos, algumas ferramentas ainda permitem analisar as inscrições pendentes e desenvolver ações que estimulem a efetivação do pagamento.

3 – Crie e personalize sites exclusivos para os eventos

Com a plataforma certa, as estratégias para divulgação e captação de participantes podem ser criadas exclusivamente para seu evento e personalizadas conforme suas necessidades e de acordo com a identidade da marca.

4 – Otimize a comunicação com os participantes

A comunicação com os inscritos do evento é essencial para mantê-los informados sobre as etapas que antecedem a atividade, programação, possíveis alterações e outros comunicados importantes.

Com uma plataforma de gerenciamento é possível personalizar e automatizar estes envios diretamente da ferramenta para o participante.

5 – Reduza as filas de credenciamento e check-in

Quando as inscrições para o evento são feitas de forma online, a ferramenta também pode oferecer a integração destes dados para agilizar o processo de credenciamento e check-in.

Listas de presença para cada atividade, leitura por QR Code ou código de barras são opções que facilitam o acesso dos participantes, evitam filas e tornam todo processo mais agradável.

6 – Gerencie melhor o tempo da equipe

Ao aproveitar todas as funcionalidades que as plataformas de gerenciamento de eventos oferecem, é possível administrar melhor o tempo de toda a equipe envolvida na organização.

Isto porque, em sua maioria, estas ferramentas disponibilizam integração ao hotsite do evento, controle do envio de convites e recebimento de aceite de palestrantes e debatedores e ainda integração às redes sociais para divulgação.

Com a automação destas tarefas os organizadores conseguem focar em ações mais complexas e que necessitam mais tempo para serem concluídas.