Plataformas para eventos: descubra os requisitos de um sistema ideal

Planejar e organizar atividades como congressos e simpósios é cada vez mais fácil com o auxílio de plataformas para eventos. Elas são úteis para auxiliar em todas as etapas do planejamento. E isso vai desde os detalhes iniciais sobre liberação do prazo de inscrição até o credenciamento e envio dos certificados.

Quando a equipe organizadora consegue que tudo isso saia conforme foi pensado e estruturado, é mais fácil atender às expectativas dos participantes e, assim, alcançar o sucesso do evento.

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Mas escolher uma entre as várias plataformas para eventos é uma tarefa que requer atenção às funcionalidades que estão disponíveis no sistema. Antes de qualquer coisa, elas devem atender às necessidades dos organizadores. Por isso, a seguir mostramos alguns recursos que toda boa plataforma deve ter.

Principais funcionalidades que as plataformas para eventos devem ter

De forma geral, as plataformas para eventos são capazes de reunir em um mesmo local todas as informações que os organizadores precisam sobre as atividades. Isso garante uma visão geral de tudo que está sendo feito e ajuda a pensar com antecedência em novas estratégias se alguma coisa der errado. Assim, podem oferecer as melhores experiências aos participantes.

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Para isso acontecer, estes sistemas digitais devem focar, principalmente, na venda de inscrições online e na agilidade do credenciamento. Mas não é somente com essas funcionalidades que as plataformas para eventos devem ajudar. Elas precisam oferecer outros recursos, como mostramos a seguir.

Inscrições e pagamento online

Disponibilizar inscrições pela internet facilita o trabalho dos organizadores. que não precisam mais se preocupar com listas e checagem de pagamentos. Também é um atrativo para os participantes, que não precisam se deslocar para se inscreverem.

Check-in e credenciamento agilizados

Um bom sistema deve oferecer planilhas atualizadas com listas de participantes geradas automaticamente, conforme as inscrições acontecem. Também deve permitir a integração com um leitor de QR Code ou código de barras para agilizar a entrada dos participantes nos eventos.

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Relatórios em tempo real

A automação de tarefas que as plataformas para eventos oferecem é uma das formas mais seguras de garantir relatórios precisos. O sistema ideal deve ser capaz de entregar em tempo real uma grande quantidade de dados, gerais ou específicos. Entre eles, a relação dos participantes por salas e atividades ou a localização dos inscritos por cidade, estado ou região. Também podem auxiliar com relatórios referentes à área financeira dos eventos. Emitindo de forma automática dados quantitativos de receita e a distribuição dos inscritos por gênero, idade e forma de pagamento.

Acompanhamento das inscrições

Com a plataforma ideal, os organizadores conseguem usar os relatórios sobre inscritos para transformar os interessados em mais participantes. Para isso acontecer, ela deve permitir a automação do envio de emails com lembretes sobre a situação da inscrição dos participantes que ainda não finalizaram o processo. E ainda configurar quantas mensagens serão encaminhadas, o que irá no texto e a periodicidade dos envios.

Organização dos trabalhos recebidos

Eventos científicos que permitem a apresentação de trabalhos atraem muitos participantes. A plataforma ideal facilita o processo de recebimento destes arquivos. Ainda mais se permitir desde o envio inicial dos trabalhos até o registro de pareceres, troca de informações com os avaliadores e emissão das cartas de aceite aos participantes.

Pós-evento

Todo organizador sabe que o trabalho não acaba quando a última atividade do evento é finalizada. Na etapa de pós-evento, ainda existem tarefas que ajudam no relacionamento com os participantes e também a medir o sucesso do que foi colocado em prática. Uma delas é a entrega dos certificados.

Fazer isso de forma online é uma comodidade que toda equipe deseja, pois agiliza o serviço e ninguém perde tempo com filas para receber ou entregar a certificação. Além disso, uma boa plataforma permite o envio automatizado e por email da pesquisa de satisfação. Com essa funcionalidade as perguntas podem ser personalizadas e a tabulação dos resultados facilitada.

Sem falar que, se um sistema oferece todas as vantagens que já mostramos, para organizar as etapas anteriores ao pós-evento, o fechamento financeiro pode ser muito mais equilibrado e com menos chances de erros.