Orçamento para eventos: dicas para não extrapolar com os gastos
Boa parte dos eventos científicos tem como principal objetivo fomentar o conhecimento. Por causa disso, o alvo dos organizadores não está exclusivamente no lucro financeiro. Mesmo assim, sair no prejuízo não está nos planos. É por isso que saber organizar o orçamento para eventos é tão importante.
Essa é uma das primeiras etapas a serem pensadas na organização de eventos. Quando bem estruturada, contribui para o sucesso do planejamento. Mas para isso acontecer é preciso cautela e capacidade em resolver problemas que possam surgir no decorrer do processo. Por isso, o profissional que ficar com essa tarefa deve estar atento a uma série de fatores. Eles vão desde o tamanho do evento, a escolha da planilha ideal para as necessidades da equipe até a capacidade de investimento dos organizadores e seus parceiros.
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Para ajudar a montar esse orçamento para eventos de forma prática, organizada e eficaz, a seguir apresentamos algumas dicas.
Dicas para não estourar o orçamento para eventos
1 – Foco no custo total
Esse é o primeiro tópico que deve ser pensado na hora de montar um orçamento para eventos. É ele que direciona como os outros itens podem ser colocados em prática. Neste momento, deve-se levar em conta número de participantes, local das atividades, recursos necessários e estratégias de divulgação. Além, é claro, de pensar em uma reserva financeira para imprevistos. Todos estes pontos devem estar alinhado aos objetivos do evento. Com tudo isso planejado, a garantia de não ultrapassar os limites financeiros é maior.
2 – Elabore listas detalhadas
Com o primeiro item organizado, é hora de pensar em uma lista detalhada com todas as etapas seguintes do orçamento. Analise quais os maiores custos e elenque as prioridades. Anote o que demanda mais tempo e precisa ser produzido ou contratado primeiro. Lembre que itens como alimentação, espaço e equipe auxiliar devem sempre ser pensados com base na expectativa máxima de participantes. Mas converse com os fornecedores sobre a possibilidade de adequação desse número mais próximo do evento.
3 – Monte uma planilha e organize comprovantes
Esse detalhamento pode ser organizado em uma planilha. Melhor ainda se ela for digital e puder ser acessada pela equipe responsável por essa tarefa. Assim, todos podem fazer acompanhamento total dos dados. Além de constar na planilha, reúna todos os comprovantes físicos ou digitais dos gastos em um mesmo local. Isso é importante para resolver facilmente imprevistos caso aconteça algum problema.
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4 – Escolha bons fornecedores
De nada adianta toda essa organização se os fornecedores não cumprirem prazos e entregarem produtos e serviços de qualidade. Por isso, pesquise bem antes de fechar contrato. Nesse momento, o que vale mais não é o menor preço e sim itens como credibilidade e reputação da empresa que será contratada.
Atenção para a receita do evento
Uma das formas de fazer o controle do orçamento é manter em dia a organização do que é recebido no caixa financeiro do evento. Essa receita, em sua maioria, vem das inscrições que são realizadas. Saber precificar a entrada dos participantes, estabelecendo valores justos, é importante para não haver prejuízo. Mas também é necessário que tudo esteja sistematizado e seja de fácil acesso aos organizadores.
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Para isso, nada melhor do que contar com uma plataforma digital como a Eventize. Isso porque ela emite em tempo real relatórios com número de inscritos, pagamentos recebidos e confirmação de participantes. Uma das grandes vantagens disso é que cada etapa da organização pode ser analisada a partir dos valores que entram no caixa para ver se o orçamento está equilibrado. Assim, se for necessário, ganham tempo para pensar em estratégias que possam ser tomadas para ampliar o número de inscrições e, consequentemente, a receita.
