Adiamento de eventos: comunique e seja transparente com o público

São várias as situações que levam ao adiamento de eventos. Desde problemas com o local e imprevistos com a participação de palestrantes até alterações climáticas. Em casos mais raros, e também mais sérios, são os cuidados com a saúde e a preocupação em proporcionar segurança e bem-estar aos participantes que impedem a realização das atividades.

Este último caso é uma realidade que começa a ser vivida também pelos organizadores de eventos no Brasil para atender às recomendações da OMS e do Ministério da Saúde, a fim de evitar a proliferação do Covid-19. Diante dessa situação, a comunicação é essencial para que tudo seja feito de forma organizada e transparente. Por isso,  o primeiro passo é comunicar os inscritos, convidados e colaboradores sobre a decisão, o mais breve possível.

Comunique publicamente o adiamento de eventos

A comunicação objetiva e transparente é sempre a melhor saída para avisar seu público sobre o adiamento de eventos. Lembre de deixar evidente os motivos que fizeram os organizadores tomarem essa decisão.

AUTOMAÇÃO DE EMAILS PARA EVENTOS: POTENCIALIZE SUA COMUNICAÇÃO

Essa comunicação deve ser pública, para que mais pessoas estejam cientes dela. Por isso, utilize todas as formas de contato que você tem com os inscritos para avisá-los da mudança. Além de um comunicado no site do evento, utilize as redes sociais, email, mensagens e até ligações para se certificar que o comunicado será recebido.

Se você utiliza nossa plataforma, tanto a prorrogação das inscrições e a alteração com a nova data como o cancelamento da atividade podem ser feitos facilmente no sistema. Veja como:

Cancelando eventos em nossa plataforma: Para deixar o evento indisponível vá em Personalizar > Dados Gerais > Status das inscrições.

Adiando eventos em nossa plataforma: Para alterar a data de início e fim do evento, acesse o sistema e vá em Personalizar > Dados Gerais. Verifique também as datas dos lotes de inscrição em Personalizar > Inscrição > Preços.

Mesmo que você ainda não tenha uma nova data prevista, a comunicação do adiamento precisa ser feita. Essa é a informação principal para seu público. Afinal, o comparecimento deles também envolve organização, deslocamento e, para quem vem de outra cidade, hospedagem. E todos precisam de tempo para se reagendarem.

Personalize sua mensagem sobre o adiamento de eventos

Para deixar a comunicação do cancelamento ou adiamento de eventos mais próxima do seu público, você pode personalizar a mensagem que será enviada para eles. Para fazer essa comunicação, pode utilizar também este exemplo que trazemos a seguir.

Informamos que o evento XX, que seria realizado no dia XXX está cancelado/adiado. Os organizadores do evento tomaram essa decisão por (expor seus motivos). Ainda estamos avaliando uma nova data para a realização desta atividade. Assim que tudo estiver definido um novo comunicado será emitido.

Todos que já estão com a inscrição paga têm participação garantida no evento. Caso deseje, o inscrito também pode solicitar o reembolso do valor investido, o que pode ser feito pelo email XXX ou telefone XXX.

Para configurar essa mensagem e enviar aos inscritos utilizando nossa plataforma, acesse Divulgar > Mala direta > e selecione todos os status ao enviar a mensagem. Este conteúdo será personalizado por comandos automáticos que constam dentro de % e que são inseridos através da barra de ferramentas na opção “Inserir”.

Valide inscrições para outra data ou gere crédito aos participantes

Quando a decisão é adiar ou cancelar um evento organizado em nossa plataforma, é preciso verificar a possibilidade de aproveitamento do pagamento da inscrição. 

Em caso de adiamento, mesmo que ainda não haja uma nova data, os inscritos podem ser orientados de que sua participação estará garantida quando isso for definido.

Se a escolha dos organizadores é cancelar o evento, a orientação aos inscritos é de que o valor pode ficar como crédito a ser revertido em código de desconto para outro evento futuro. Esta é uma tentativa de minimizar as perdas do seu evento e diminuir a operacionalização das devoluções de valores.

Também é importante disponibilizar a seu público um canal de comunicação direta com os organizadores para que essa solicitação seja feita. Por isso, essa informação deve constar no comunicado, junto com os prazos e data limite para que o reembolso seja pedido.

Cancelamento de inscrições e reembolso

Nem todos os organizadores têm experiência com esse processo de bilheteria reversa. Por isso, quem utiliza nossa plataforma de organização de eventos tem à disposição um suporte preparado para auxiliar nesta tarefa. Nestes casos, a orientação é que entrem em contato pelo chat de atendimento para abrir um chamado e proceder conforme as orientações recebidas.

No caso de cancelamento e reembolso de inscrições, não será cobrada a taxa de Eventize. Contudo, para pagamentos feitos com boleto, ficará retida uma taxa mínima de R$ 5,00 devido aos encargos financeiros já ocorridos e cobrados pelos bancos. Será feita uma atualização e inclusão desta taxa no extrato do evento. Você pode acompanhar acessando Gerenciar > Financeiro > Extrato.

RELATÓRIOS PRECISOS EM EVENTOS: COMO A AUTOMAÇÃO PODE AJUDAR

A inscrição deverá ser cancelada manualmente em Gerenciar > Participantes. Quando vocè faz isso, o inscrito recebe uma notificação automática de cancelamento. Esta notificação pode ser editada em Personalizar > Mais > Textos de notificações > Notificação ao cancelar a inscrição. Mas se você preferir, essa notificação também pode ser desativada.

Pagamentos feitos com boleto e reembolso feito pelo organizador

Nesta situação, o valor ficará disponível para saque em Receber > Solicitar saque.

O organizador realiza o saque, recebe o recurso financeiro em sua conta bancária e procede o reembolso diretamente ao inscrito.

Transferências do saldo do evento para o Banco do Brasil não acarretam custo. Em transferências para outros bancos será cobrada tarifa de DOC ou TED que será lançada no extrato do evento depois do repasse realizado. Caso o evento não tenha saldo, será lançada uma cobrança ao organizador.

Pagamentos feitos com cartão

Neste caso, o valor será estornado integralmente pela operadora do cartão, ficando disponível de acordo com a data de fechamento da fatura. É do organizador  a responsabilidade de solicitar o estorno. Esse pedido deve ser feito com o envio de email para juliana@eventize.com.br. Na mensagem devem constar o nome do evento, o número da inscrição e valor a ser estornado. O processo de cancelamento pode ser acompanhado em Gerenciar > Financeiro > Cancelamentos. O prazo deste processo pode ser de até 7 dias úteis.