Como planejar eventos e acertar em todas etapas da organização

Sem dúvida, se você quer planejar eventos, o primeiro passo é fazer um levantamento de tudo que é necessário para cada uma das etapas de organização. E isso vale tanto para encontros pequenos como para grandes congressos, seminários e simpósios. Afinal, quando você estrutura todas as fases e o que precisa ser feito em cada uma delas, consegue minimizar falhas e garantir melhores resultados.

Mas só elaborar um planejamento apontando essas etapas não é suficiente. É preciso pensar em todas as variáveis que podem surgir no meio do caminho. Além disso, cada evento demanda um processo com características específicas para ele.

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Afinal, mesmo os organizadores mais experientes precisam garantir que falhas e esquecimentos não aconteçam.

Por isso, um dos trunfos de quem atua nessa área é se manter atualizado sobre tudo que acontece no universo dos eventos. Inovações tecnológicas, novas estratégias, treinamento de equipe e o bom relacionamento com outros profissionais auxiliam nessa tarefa. Sem falar nos estudos sobre estratégias de marketing e na análise do comportamento do público.

Para conseguir planejar eventos e reduzir a zero o número de falhas, é preciso atenção a algumas dicas. Acompanhe a seguir.

O que é necessário pensar antes de iniciar o planejamento

Qualquer evento que você organize demanda uma quantidade grande de informações que precisam ser analisadas. Por isso, é essencial que o  organizador saiba como extrair esses dados, avaliar cada um e definir prioridades.

Nesse momento, antes de iniciar o planejamento, é importante descobrir:

– Qual o objetivo do evento

– Que valor você quer transmitir com esse evento

– O que destaca seu evento de outros da mesma área

– Qual público você quer atingir

– Qual o perfil dos participantes de edições anteriores

– Que fornecedores e parceiros serão necessários

– Como será possível surpreender os participantes

Feito isso, é o momento de falar com a equipe, delegar funções e começar a planejar eventos.

Dicas certeiras para planejar eventos de sucesso

1 – Tenha a tecnologia como aliada

Um bom organizador de eventos se mantém atualizado no que é tendência na área. Mais do que isso, avalia e testa cada uma das funcionalidades que a tecnologia proporciona. Entre os vários recursos tecnológicos disponíveis, o que você precisa é identificar aqueles que podem ser melhor aproveitados em seu evento. As opções são várias e vão desde o uso de um sistema para gerenciamento de eventos com site personalizado até as redes sociais e inscrições online, por exemplo.

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2 – Trace metas e objetivos

Provavelmente, o evento que você está organizando agora começou a ser pensado há muito tempo (no mínimo alguns meses), não é mesmo? Por isso, o tempo de cada tarefa deve ser avaliado junto das metas e objetivos traçados conforme um planejamento realista do que pode ser feito no tempo disponível. Aqui você deve incluir a quantidade de participantes esperada, nível geográfico de alcance do evento e também o valor do investimento e do retorno financeiro.

3 – Estabeleça um orçamento (e respeite ele)

Tão importante quanto pensar em suas atividades é saber qual orçamento disponível para realizar tudo que você planejou. Isso porque boa parte das suas decisões vai depender dessa informação. Para chegar a um valor final faça estimativas de gastos e avalie os imprevistos que podem acontecer no meio do caminho. Além disso, respeite o que foi previsto. Negociar condições, buscar outras opções de serviços e descontos para pagamentos à vista são algumas dicas para não ultrapassar a verba disponível.

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4 – Crie um cronograma de ações

Como organizador, você já deve saber que um evento não começa e termina no dia e hora programados para acontecer. As etapas pré e pós-evento são tão importantes quanto sua realização. Por isso, ter um cronograma com tudo que deve ser feito desde o início do planejamento até os dias que sucedem o evento são essenciais para seu sucesso. Aqui é importante estabelecer datas e prazos como quando contratar e pagar fornecedores, quando enviar convites e fazer abertura das inscrições. Além de definir dia para palestrantes e convidados confirmarem presença, para iniciar sua divulgação e enviar comunicados aos participantes.

5 – Escolha seus fornecedores

Planejar eventos com tempo e pensando em todos os detalhes é importante também para você conseguir escolher bem seus fornecedores. Com pesquisa sobre qualidade, nível de satisfação dos clientes e preço, é possível encontrar as empresas certas para atender sua demanda. O ideal é construir uma relação de confiança e parceria com eles, para garantir que seu produto ou serviço seja entregue nas condições acordadas entre vocês. E, tão importante quanto isso, é ter alguém em sua equipe para acompanhar e supervisionar o que está sendo feito pelos fornecedores. Ele será a fonte para esclarecer todas as dúvidas que surgirem e fará a comunicação entre as equipes ser mais eficaz.

Essas são apenas algumas dicas que você pode colocar em prática para planejar seus eventos. Sempre que puder antecipar suas ações, pensar e se precaver sobre o que pode acontecer caso algo não saia conforme o combinado suas chances de sucesso aumentam.