Eventos híbridos e presenciais: até quando adiar?

Com a chegada da pandemia, nos vimos na obrigação de repensar todas as datas de trabalho. Muitas foram as especulações sobre quanto tempo levaria para voltarmos ao normal e uma nova realidade veio à tona. Vimos muitas adaptações e o que podia ganhou uma versão online. Porém agora, com o calendário de vacinas em andamento, fica a questão sobre eventos híbridos e presenciais: até quando adiar?

São várias as situações que levam a adiar eventos. De problemas com o local e imprevistos com a participação de palestrantes até alterações climáticas. Em outros casos, são cuidados com a saúde, a segurança e o bem-estar que impedem as atividades. Essa é a situação que estamos vivendo, ao mesmo tempo em que nos deparamos com a necessidade de encontros presenciais para diversas atividades. 

Pensando nisso, saiba como avaliar cada situação. Dessa forma, se necessário, você poderá alterar a data do evento da melhor maneira.

Como adiar seus eventos híbridos e presenciais?

O primeiro passo é entender o contexto e saber de antemão como acontecerá cada atividade.

1 – Planeje com atenção

Tanto para eventos híbridos quanto para os cem por cento presenciais, antes de saber quando adiar, saiba como se dará cada atividade. Seja qual for a data que você vai escolher, planejar é sempre a melhor maneira de evitar situações indesejadas.

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2 – Acompanhe as notícias e os decretos municipais

Antes de mais nada, confira em que bandeira está a região do seu evento. Isso porque, dependendo da classificação, não é possível realizar atividades não essenciais. Além disso, confira como está o calendário de vacinação do município. Isso ajuda a tomar decisões com antecedência.

3 – Comece aos poucos

Primeiramente, se você está retomando as atividades presenciais agora, inicie pelo modelo de eventos híbridos. Ao seguir esse formato você consegue unir o melhor dos dois mundos, sempre que possível.

Uma boa sugestão para planejar o ano todo é dividi-lo em dois semestres. Assim, reserve o primeiro para os eventos híbridos e volte com os presenciais a partir do meio do ano.

4 – Comunique de forma clara

Depois de avaliar o cenário e decidir se realmente irá adiar o seu evento, é hora de comunicar da melhor forma para o público. Além deles, não se esqueça dos investidores e apoiadores.

A comunicação objetiva e transparente é sempre a melhor saída para avisar sobre o adiamento do seu evento. Portanto, lembre de deixar evidente os motivos que fizeram os organizadores tomarem essa decisão.

Dessa forma, a comunicação deve ser pública, para que mais pessoas fiquem sabendo da sua decisão. Por isso, aproveite todas as formas de contato que você tem com os inscritos para avisar sobre a mudança. Além de um comunicado no site do evento, use as redes sociais, email, mensagens e até ligações para se certificar que o comunicado será recebido.

5 – Altere na plataforma

Com a nossa plataforma, você pode tanto prorrogar as inscrições quanto alterar as datas. Além disso, é possível cancelar a atividade facilmente no sistema. Veja como:

• Cancelando em nossa plataforma: Para deixar o evento indisponível vá em Personalizar > Dados Gerais > Status das inscrições.
• Adiando em nossa plataforma: Para alterar a data de início e fim do evento, acesse o sistema e vá em Personalizar > Dados Gerais. Verifique também as datas dos lotes de inscrição em Personalizar > Inscrição > Preços.

Mesmo que você ainda não tenha uma nova data, deve comunicar o adiamento. Essa é a informação principal para seu público. Afinal, a presença deles também envolve organização, transporte e, para quem vem de outra cidade, hospedagem. E todos precisam de tempo para se organizar.

6 – Personalize sua mensagem

Para deixar a comunicação mais próxima do seu público, personalize a mensagem para eles. Para fazer esse informe, use sempre a linguagem que mais se aproxima do seu público. Isso porque a empatia faz toda a diferença na relação com o cliente.

7 – Gere crédito aos participantes

Quando a decisão é adiar ou cancelar eventos em nossa plataforma, conheça a possibilidade de aproveitar os pagamentos. Optando por adiar, mesmo que ainda não haja uma nova data, garanta a participação dos inscritos quando a nova data sair. Para todo o tipo de pagamento há uma forma de crédito ou reembolso, o que garante a satisfação de cada cliente.

8 – Faça o evento com a maior segurança possível

Assim que chegar a data do seu evento, esteja preparado para seguir todos os protocolos de higiene e distância entre os participantes. Respeite as orientações da OMS e garanta mais segurança e saúde para todos os participantes.

A fim de obter mais dicas de como retomar às atividades presenciais, confira demais conteúdos do nosso blog.