Avaliação de eventos: como a análise de dados é útil aos organizadores

Todo organizador precisa ter em mente que a avaliação de eventos é uma tarefa que deve acontecer frequentemente. Depois de todo planejamento, é preciso olhar para o que foi feito e ver quais fatores contribuíram para o sucesso da atividade e quais não devem ser repetidos.

A melhor forma de fazer isso é programar para que esses dados sejam reunidos a cada etapa da organização. Além de armazená-los em um mesmo lugar para facilitar a análise. Isso contribui para o processo de gestão do conhecimento. Assim, todas as informações importantes podem ser consultadas a qualquer momento.

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Para ajudar nessa tarefa, a seguir listamos algumas informações que podem ser armazenadas antes, durante e depois dos eventos.

Principais dados para fazer avaliação de eventos

1. Pré-evento

Dados de fornecedores e colaboradores

Contar com uma boa equipe é um dos itens que auxilia no sucesso de um evento. Isso inclui tanto os colaboradores quanto fornecedores. Por isso, é importante listar quem são essas empresas e profissionais que podem ser contatados novamente. Mas o contrário também é necessário: ter no radar quem não se pode contar nas próximas edições.

Lista com locais disponíveis para os eventos e capacidade

Não é raro acontecer de um evento precisar mudar de local porque a procura não condiz com a capacidade. Nessas situações, a agilidade para encontrar um novo local é imprescindível. Assim, tenha sempre uma lista com os espaços disponíveis para as datas que precisa e qual a capacidade de cada um.

Lista de inscritos

Controlar quem já está inscrito no evento é essencial para avaliar se o resto do planejamento pode seguir ou precisa ser adaptado. Da mesma forma, ver quem iniciou mas não finalizou a inscrição ajuda a criar uma estratégia para converter o interessado em participante.

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2. Durante o evento

Mailing de participantes que compareceram

Para fazer uma boa avaliação de eventos e planejar as atividades futuras, ter essa lista segmentada permite que a comunicação possa ser mais efetiva. Assim, quando a próxima edição estiver prevista, este público pode ser instigado a participar novamente, com um apelo de que “queremos você aqui outra vez”.

Mailing de palestrantes

Parte dos profissionais que desenvolvem palestras nem sempre têm as agendas disponíveis. Por isso, ter uma lista organizada por nomes e temas ajuda na hora de escolher quem será a atração do seu evento e a cobrir brechas caso algum imprevisto aconteça.

Anotações sobre imprevistos

Falando em imprevistos, é interessante que os organizadores mantenham uma espécie de checklist com o que pode acontecer inesperadamente. Além disso, é interessante que haja uma orientação sobre e que fazer em cada situação. Assim, quando a equipe se deparar com algo que não foi planejado, sabe onde buscar ajuda.

Ideias que deram certo e podem se repetir em outras edições

Da mesma forma que os imprevisto, o que dá certo na organização precisa ser identificado na avaliação de eventos. Claro que nenhum evento é igual a outro, mas ter uma lista com opções ajuda a montar uma estratégia de captação de interessados, por exemplo.

3. Pós-evento

Avaliação do orçamento

Anotar todas as despesas e receitas é o primeiro passo para fazer essa avaliação. Isso inclui tudo, desde os gastos com um lápis até o aluguel do espaço onde o evento aconteceu. Com tudo isso organizado, é possível enxergar o que foi bem planejado e quais os ajustes serão necessários no futuro para não haver desperdício de dinheiro.

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Feedback dos participantes/palestrantes

Com o resultado da pesquisa de satisfação, os organizadores ficam atentos ao que os participantes esperam encontrar em uma próxima edição. Assim, quando chegar o momento de divulgar o novo evento, podem usar isso para mostrar que ouviram o público e estão prontos para atender a suas expectativas.

Arquivo de fotos, vídeos e notícias sobre o evento

Estas informações podem ser usadas para mostrar aos próximos participantes como foram as edições anteriores. Também é possível aproveitar o material para estratégias de divulgação e comunicação.